Privacybeleid

1. Inleiding

PodaLink, gevestigd op C-Mine 12, 3600 Genk, stelt u middels dit privacybeleid in kennis van onze procedures met betrekking tot het verzamelen, gebruiken en openbaar maken van persoonsgegevens bij het gebruik van onze diensten. We streven ernaar om uw persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

2. Verzameling van persoonsgegevens

2.1 Gegevens die u aan ons verstrekt

Wanneer u ons contactformulier invult, verzamelen wij de volgende gegevens:

• Naam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Eventuele andere informatie die u in uw bericht vermeldt

2.2 Automatisch verzamelde gegevens

Bij het invullen van ons contactformulier worden om veiligheidsredenen automatisch de volgende gegevens verzameld:

• IP-adres
• Toestel informatie (zoals type apparaat, besturingssysteem, browser)

3. Gebruik van persoonsgegevens

Wij gebruiken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Om met u te communiceren en op uw vragen of verzoeken te reageren
• Om uw bestelling te verwerken, uw website te bouwen en op te leveren
• Om u tijdig te informeren over de verlenging van uw abonnement
• Om onze dienstverlening te verbeteren
• Om de veiligheid en integriteit van onze website te waarborgen

4. Rechtsgrond voor verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:

• Toestemming (Artikel 6(1)(a) AVG): wanneer u vrijwillig uw gegevens verstrekt via ons contactformulier
• Uitvoering van een overeenkomst (Artikel 6(1)(b) AVG): indien van toepassing
• Gerechtvaardigd belang (Artikel 6(1)(f) AVG): met name voor beveiligingsdoeleinden

5. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. De volgende bewaartermijnen zijn van toepassing:

• Contactformulier: 1 jaar na afhandeling van uw vraag of verzoek.
• Beveiligingsgegevens (IP-adres, toestelinformatie): maximaal 6 maanden, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk is in het kader van een lopend onderzoek naar misbruik.

6. Delen van persoonsgegevens met derden

PodaLink verkoopt uw gegevens niet aan derden. We delen uw gegevens alleen met derden als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van onze diensten, om te voldoen aan een wettelijke verplichting, of om de veiligheid van onze website te waarborgen.

Voor het uitvoeren van onze diensten maken wij gebruik van de volgende verwerkers:

• Postmark (ActiveCampaign) (VS) — verzending van transactionele e-mails (bevestigingen, notificaties). E-mailadressen worden verwerkt conform hun privacybeleid.
• Cloudflare, Inc. (VS) — spampreventie via Cloudflare Turnstile (zie sectie 9).

7. Beveiliging van uw gegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, openbaarmaking en onrechtmatige verwerking.

8. Website-analyse

8.1 Matomo Analytics

We maken gebruik van Matomo Analytics, een privacy-vriendelijk alternatief voor Google Analytics, om inzicht te krijgen in het gebruik van onze website. Matomo is zo geconfigureerd dat het voldoet aan de strengste privacynormen:

• IP-adressen worden geanonimiseerd voordat ze worden opgeslagen.
• Er worden geen cookies gebruikt voor tracking doeleinden.
• Gegevens worden niet gedeeld met derden en worden lokaal op onze eigen servers opgeslagen.
• We verzamelen alleen geanonimiseerde gegevens over paginabezoeken en algemene gebruiksstatistieken.

De verwerking van deze geanonimiseerde gegevens is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang (Artikel 6(1)(f) AVG) om onze website en diensten te verbeteren.

8.2 Heatmaps en sessie-opnames via Matomo

We gebruiken de heatmap- en sessie-opnamefunctie van Matomo om te begrijpen hoe bezoekers onze website gebruiken: waar mensen klikken, scrollen en hoe ze door pagina’s bewegen. Deze gegevens worden volledig op onze eigen servers verwerkt, geanonimiseerd, zonder cookies en zonder dat invoervelden worden vastgelegd.

8.3 Advertentie-attributie (Google Ads, Meta en ChatGPT Ads)

Wanneer u onze website bezoekt via een advertentie van Google, Meta (Facebook/Instagram) of OpenAI (advertenties in ChatGPT) en daarna contact opneemt, een gesprek boekt, naar WhatsApp doorklikt of op ons telefoonnummer of e-mailadres klikt, registreren onze eigen servers die conversie en melden ze die aan het betrokken advertentieplatform. Aan Google Ads gebeurt dat met de klik-code uit de advertentielink; aan Meta en OpenAI via hun Conversions API, met de klik-code uit de advertentielink, uw IP-adres, browserinformatie en, bij een contactaanvraag, een versleutelde (gehashte) versie van uw e-mailadres of telefoonnummer. Zo meten we welke advertenties resultaat opleveren. Dit gebeurt volledig server-side, zonder cookies en zonder advertentiescripts op de website. De verwerking is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang (Artikel 6(1)(f) AVG) om de effectiviteit van onze advertenties te meten. Op de verwerking door Meta is het privacybeleid van Meta van toepassing, op die door Google het privacybeleid van Google en op die door OpenAI het privacybeleid van OpenAI.

8.4 Leadinfo (tijdelijk)

Tijdelijk maken we gebruik van Leadinfo, een dienst van Leadinfo B.V. (Rotterdam, Nederland), die op basis van het IP-adres van uw bezoek opzoekt welk bedrijf onze website bezoekt en ons daarbij publiek beschikbare bedrijfsgegevens toont, zoals de bedrijfsnaam en het adres. Leadinfo draait bij ons in cookieloze modus. Er worden geen cookies geplaatst en er wordt niets op uw toestel opgeslagen. Een IP-adres is wel een persoonsgegeven. Wij gebruiken de herkenning enkel op bedrijfsniveau en proberen niet te achterhalen wie u persoonlijk bent. Bezoekt u ons vanaf het netwerk van een eenmanszaak, dan kunnen de bedrijfsgegevens wel naar een persoon verwijzen. De verwerking is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang (Artikel 6(1)(f) AVG) om te weten welke bedrijven interesse tonen in onze diensten. U kunt daar altijd bezwaar tegen maken, zie punt 10. Op de verwerking door Leadinfo is het privacybeleid van Leadinfo van toepassing.

9. Cloudflare Turnstile

We gebruiken Cloudflare Turnstile op onze website om echte gebruikers van bots te onderscheiden. Turnstile draait onzichtbaar op de achtergrond en vraagt in de meeste gevallen geen actie van u. Cloudflare Turnstile verzamelt en evalueert daarbij gegevens zoals IP-adressen, browserinformatie en sessiegegevens. Op dit gebruik is naast het privacybeleid van Cloudflare ook het specifieke Turnstile Privacy Addendum van toepassing.

10. Uw rechten

U heeft het recht om:

• Inzage te vragen in uw persoonsgegevens
• Uw persoonsgegevens te laten corrigeren of verwijderen
• Uw toestemming voor gegevensverwerking in te trekken
• Bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens
• Een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit

Om gebruik te maken van deze rechten kunt u contact met ons opnemen via privacy@podalink.be.

11. Klachten

Indien u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, neem dan contact met ons op. U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

12. Cookies en vergelijkbare technologieën

PodaLink maakt geen gebruik van cookies voor tracking of marketing doeleinden. Wij gebruiken wel Matomo Analytics in cookieloze modus om het bezoek aan de website te analyseren. Hierbij worden geen cookies geplaatst en worden geen persoonsgegevens verzameld die te herleiden zijn tot individuele bezoekers.

Komt u op de website terecht via een advertentielink, dan bewaren we de klik-code uit die link (zoals gclid, fbclid of oppref) tijdelijk in de sessie-opslag van uw browser. Dat is geen cookie: de code wordt automatisch gewist zodra u het tabblad sluit, en wordt uitsluitend gebruikt om een eventuele conversie aan de juiste advertentie toe te schrijven (zie sectie 8.3).

13. Wijzigingen in het privacybeleid

We behouden ons het recht voor om dit privacybeleid op elk moment te wijzigen. Eventuele wijzigingen zullen op deze pagina worden gepubliceerd.

14. Contact

Voor vragen of opmerkingen over dit privacybeleid kunt u contact met ons opnemen via privacy@podalink.be.