Privacybeleid

1. Inleiding

PodaLink, gevestigd op C-Mine 12, 3600 Genk, stelt u middels dit privacybeleid in kennis van onze procedures met betrekking tot het verzamelen, gebruiken en openbaar maken van persoonsgegevens bij het gebruik van onze diensten. We streven ernaar om uw persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

2. Verzameling van persoonsgegevens

2.1 Gegevens die u aan ons verstrekt

Wanneer u ons contactformulier invult, verzamelen wij de volgende gegevens:

• Naam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Eventuele andere informatie die u in uw bericht vermeldt

2.2 Automatisch verzamelde gegevens

Bij het invullen van ons contactformulier worden om veiligheidsredenen automatisch de volgende gegevens verzameld:

• IP-adres
• Toestel informatie (zoals type apparaat, besturingssysteem, browser)

3. Gebruik van persoonsgegevens

Wij gebruiken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Om met u te communiceren en op uw vragen of verzoeken te reageren
• Om uw bestelling te verwerken, uw website te bouwen en op te leveren
• Om u tijdig te informeren over de verlenging van uw abonnement
• Om onze dienstverlening te verbeteren
• Om de veiligheid en integriteit van onze website te waarborgen

4. Rechtsgrond voor verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:

• Op uw verzoek, vóór een eventuele overeenkomst (Artikel 6(1)(b) AVG): wanneer u een formulier op onze website invult, hebben wij uw gegevens nodig om uw aanvraag te beantwoorden
• Uitvoering van een overeenkomst (Artikel 6(1)(b) AVG): indien van toepassing
• Gerechtvaardigd belang (Artikel 6(1)(f) AVG): met name voor beveiligingsdoeleinden

5. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. De volgende bewaartermijnen zijn van toepassing:

• Contactformulier: niet langer dan noodzakelijk voor het beantwoorden van uw vraag of het afhandelen van uw verzoek.
• Beveiligingsgegevens (IP-adres, toestelinformatie): maximaal 6 maanden, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk is in het kader van een lopend onderzoek naar misbruik.

6. Delen van persoonsgegevens met derden

PodaLink verkoopt uw gegevens niet aan derden. We delen uw gegevens alleen met derden als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van onze diensten, om te voldoen aan een wettelijke verplichting, of om de veiligheid van onze website te waarborgen.

Voor het uitvoeren van onze diensten maken wij gebruik van de volgende verwerkers:

• Postmark (ActiveCampaign) (VS) — verzending van transactionele e-mails (bevestigingen, notificaties). Postmark verwerkt daarvoor de inhoud van de melding (naam, contactgegevens en bericht). Voor de doorgifte naar de VS steunt Postmark op het EU-VS-kader voor gegevensbescherming (Data Privacy Framework) en de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Zie hun privacybeleid.
• Microsoft 365 (Microsoft Ireland Operations Limited) (Ierland): hosting van onze e-mail. De melding van een formulierbericht en elke e-mail die u ons rechtstreeks stuurt, komen in die mailbox terecht. Microsoft bewaart deze gegevens in de EU (EU Data Boundary). Gaan gegevens uitzonderlijk buiten de EU, bijvoorbeeld voor beveiliging, dan steunt Microsoft op het EU-VS-kader voor gegevensbescherming (Data Privacy Framework) en de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Meer informatie vindt u in de privacyverklaring van Microsoft.
• Cloudflare, Inc. (VS) — spampreventie via Cloudflare Turnstile (zie sectie 9).
• Cal.com, Inc. (VS) — de online agenda waarmee u een gesprek boekt (zie sectie 8.3 en 12). Op deze verwerking is het privacybeleid van Cal.com van toepassing.

7. Beveiliging van uw gegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, openbaarmaking en onrechtmatige verwerking.

8. Website-analyse

8.1 Matomo Analytics

We maken gebruik van Matomo Analytics, een privacy-vriendelijk alternatief voor Google Analytics, om inzicht te krijgen in het gebruik van onze website. Matomo is zo ingesteld dat het uw privacy beschermt:

• IP-adressen worden geanonimiseerd voordat ze worden opgeslagen.
• Er worden geen cookies gebruikt voor tracking doeleinden.
• Gegevens worden niet gedeeld met derden en worden lokaal op onze eigen servers opgeslagen.
• We verzamelen alleen geanonimiseerde gegevens over paginabezoeken en algemene gebruiksstatistieken.

De verwerking van deze geanonimiseerde gegevens is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang (Artikel 6(1)(f) AVG) om onze website en diensten te verbeteren.

8.2 Heatmaps en sessie-opnames via Matomo

We gebruiken ook de heatmaps en sessie-opnames van Matomo. Zo zien we hoe bezoekers onze website gebruiken: waar ze klikken, hoe ver ze scrollen en hoe ze door de pagina’s gaan. Wat u in een formulier typt, wordt niet opgenomen. Matomo vervangt elk teken al in uw browser door een sterretje. Een keuze die u aanklikt, zoals een vakje of een optie uit een lijst, neemt Matomo wel op. Heatmaps en opnames werken zonder cookies. De gegevens staan op dezelfde server als de statistieken hierboven en worden niet met derden gedeeld. Ook deze verwerking is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang (Artikel 6(1)(f) AVG) om onze website te verbeteren.

8.3 Advertentie-attributie (Google Ads, Microsoft Advertising, Meta en ChatGPT Ads)

Wanneer u onze website bezoekt via een advertentie van Google, Microsoft (Bing), Meta (Facebook/Instagram) of OpenAI (advertenties in ChatGPT) en daarna contact opneemt, een gesprek boekt, naar WhatsApp doorklikt of op ons telefoonnummer of e-mailadres klikt, registreren onze eigen servers die conversie en melden ze die aan het betrokken advertentieplatform. Aan Google Ads en Microsoft gebeurt dat enkel met de klik-code uit de advertentielink en het tijdstip van de conversie. Aan Meta en OpenAI gebeurt het via hun Conversions API, met de klik-code uit de advertentielink, uw IP-adres, browserinformatie en, bij een contactaanvraag, een versleutelde (gehashte) versie van uw e-mailadres of telefoonnummer. Daarbij gaat ook het adres van de pagina mee waarop de conversie gebeurde, met de gegevens die erin staan, zoals de klik-code en de domeinnaam van de website waarvan u kwam. Een contactaanvraag, een geboekt gesprek en een klik naar WhatsApp melden we ook zonder advertentie aan Meta en OpenAI, dan zonder klik-code, zodat zij die kunnen toeschrijven aan iemand die eerder een van onze advertenties zag. Komt u via een advertentie van Meta op onze website, dan melden we dat bezoek bij de eerste pagina al aan Meta, met de klik-code, uw IP-adres en browserinformatie, ook als u daarna geen contact opneemt. Zo meten we welke advertenties resultaat opleveren. Leidt een contactaanvraag na een advertentie van Meta of Google later tot een ingepland gesprek of een samenwerking, dan melden we ook die uitkomst aan dat platform, met dezelfde gegevens als bij de aanvraag en zonder de inhoud van uw aanvraag. Daarvoor bewaren we bij uw aanvraag de klik-code en de naam van de advertentie. Boekt u na uw aanvraag een gesprek via onze online agenda (Cal.com), dan koppelen we die boeking op basis van uw e-mailadres aan uw aanvraag van de voorbije 90 dagen, zodat het ingeplande gesprek zonder tussenkomst bij uw aanvraag genoteerd wordt. Dit gebeurt volledig server-side, zonder cookies, zonder advertentiescripts op de website en zonder iets op uw toestel op te slaan (zie punt 12). De verwerking is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang (Artikel 6(1)(f) AVG) om de effectiviteit van onze advertenties te meten. Op de verwerking door Meta is het privacybeleid van Meta van toepassing, op die door Google het privacybeleid van Google en op die door OpenAI het privacybeleid van OpenAI.

8.4 Leadinfo (tijdelijk)

Tijdelijk maken we gebruik van Leadinfo, een dienst van Leadinfo B.V. (Rotterdam, Nederland), die op basis van het IP-adres van uw bezoek opzoekt welk bedrijf onze website bezoekt en ons daarbij publiek beschikbare bedrijfsgegevens toont, zoals de bedrijfsnaam en het adres. Leadinfo draait bij ons in cookieloze modus. Er worden geen cookies geplaatst en er wordt niets op uw toestel opgeslagen. Een IP-adres is wel een persoonsgegeven. Wij gebruiken de herkenning enkel op bedrijfsniveau en proberen niet te achterhalen wie u persoonlijk bent. Bezoekt u ons vanaf het netwerk van een eenmanszaak, dan kunnen de bedrijfsgegevens wel naar een persoon verwijzen. De verwerking is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang (Artikel 6(1)(f) AVG) om te weten welke bedrijven interesse tonen in onze diensten. U kunt daar altijd bezwaar tegen maken, zie punt 10. Op de verwerking door Leadinfo is het privacybeleid van Leadinfo van toepassing.

9. Cloudflare Turnstile

We gebruiken Cloudflare Turnstile op onze website om echte gebruikers van bots te onderscheiden. Turnstile draait onzichtbaar op de achtergrond en vraagt in de meeste gevallen geen actie van u. Cloudflare Turnstile verzamelt en evalueert daarbij gegevens zoals IP-adressen, browserinformatie en sessiegegevens. Op dit gebruik is naast het privacybeleid van Cloudflare ook het specifieke Turnstile Privacy Addendum van toepassing. Voor de doorgifte naar de VS steunt Cloudflare op het EU-VS-kader voor gegevensbescherming (Data Privacy Framework) en de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

10. Uw rechten

U heeft het recht om:

• Inzage te vragen in uw persoonsgegevens
• Uw persoonsgegevens te laten corrigeren of verwijderen
• Uw toestemming voor gegevensverwerking in te trekken
• Bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens
• Een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit

Om gebruik te maken van deze rechten kunt u contact met ons opnemen via privacy@podalink.be.

11. Klachten

Indien u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, neem dan contact met ons op. U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

12. Cookies en vergelijkbare technologieën

PodaLink maakt geen gebruik van cookies voor tracking of marketing doeleinden. Wij gebruiken wel Matomo Analytics in cookieloze modus om het bezoek aan de website te analyseren. Hierbij worden geen cookies geplaatst en worden geen persoonsgegevens verzameld die te herleiden zijn tot individuele bezoekers.

Komt u op de website terecht via een advertentielink, dan staat in dat adres een klik-code (zoals gclid, msclkid, fbclid of oppref) en bij een advertentie van Meta ook de naam van die advertentie. Klikt u daarna verder op onze website, dan geven we die gegevens mee in het adres van de volgende pagina. We plaatsen daarvoor geen cookie en gebruiken er geen opslag in uw browser voor, zoals sessionStorage of localStorage. Om een conversie ook te laten meetellen als u de website verlaat en langs een andere weg terugkomt, onthoudt onze server de klik-code en de naam van de advertentie, samen met een versleutelde afdruk van uw IP-adres en uw browser, tot 24 uur na de laatste pagina die u met die klik-code bekeek. Daarna worden ze gewist. We gebruiken ze uitsluitend om een eventuele conversie aan de juiste advertentie toe te schrijven (zie sectie 8.3). Op dezelfde manier geven we tijdens uw bezoek de domeinnaam van de website waarvan u kwam (bijvoorbeeld google.com) mee in het adres van de volgende pagina, nooit het volledige adres van die website. Verstuurt u een contactaanvraag, dan bewaren we die domeinnaam bij uw aanvraag, zodat we weten via welke weg aanvragen binnenkomen.

De agenda van Cal.com op de pagina om een gesprek te boeken bewaart bij het laden een eigen kenmerk in uw browser om een gekozen tijdstip vast te houden; daarop is het privacybeleid van Cal.com van toepassing. De gratis CV-maker bewaart wat u invult in uw eigen browser, zodat u later verder kunt; die gegevens komen niet bij ons.

13. Wijzigingen in het privacybeleid

We behouden ons het recht voor om dit privacybeleid op elk moment te wijzigen. Eventuele wijzigingen zullen op deze pagina worden gepubliceerd.

14. Contact

Voor vragen of opmerkingen over dit privacybeleid kunt u contact met ons opnemen via privacy@podalink.be.