Waarom belanden je mails in de spam folder?

Je stuurt een belangrijke mail naar je klanten, maar die komt nooit aan. Of erger nog, iemand vraagt waar die bevestigingsmail blijft terwijl je die uren geleden al verstuurde. Grote kans dat je mail in de spam folder belandde. Vervelend voor jou, vervelend voor je klant.

Nieuwe domeinnamen en spam filters

Als je net een nieuwe domeinnaam hebt geregistreerd en gebruikt voor je mails, bereid je dan voor op mogelijke problemen. Spam filters en firewalls zijn van nature wantrouwend tegenover nieuwe domeinen. De eerste drie maanden kunnen ze je mails extra kritisch bekijken, simpelweg omdat je domein nog geen geschiedenis heeft opgebouwd. Spammers registreren vaak nieuwe domeinen om hun slechte reputatie achter zich te laten, en filters willen niet het risico lopen om spam door te laten.

Wat kan je doen? Geduld hebben en ondertussen je reputatie opbouwen door alleen naar mensen te sturen die jouw mails verwachten. Vermijd grote verzendvolumes in het begin en zorg dat je technische setup op orde is.

Authenticatie is geen optie

De meest voorkomende reden waarom legitieme mails in spam belanden is het ontbreken van goede authenticatie. SPF, DKIM en DMARC zijn geen technische snufjes waar alleen nerds om geven, het zijn essentiële standaarden die bewijzen dat jouw mails echt van jou komen.

SPF vertelt mailservers welke IP adressen toestemming hebben om namens jouw domein te mailen. DKIM voegt een digitale handtekening toe aan je mails zodat ontvangers kunnen verifiëren dat de inhoud onderweg niet aangepast werd. DMARC geeft instructies over wat er moet gebeuren met mails die deze checks niet doorstaan.

Als deze authenticaties ontbreken of verkeerd zijn ingesteld, gaan je mails naar spam. Simpel als dat.

Je IP adres heeft een geschiedenis

Net zoals mensen een reputatie opbouwen, geldt dat ook voor IP adressen. Als je mail verstuurt via een IP adres met een slechte geschiedenis, dan betaal jij de prijs. Deel je een IP adres met spammers? Dan kan hun gedrag jouw deliverability beïnvloeden.

Check regelmatig of je IP adres op blocklists staat. Tools zoals MultiRBL helpen je om dat snel na te gaan. Als je problemen ziet, neem dan contact op met je emailprovider. Een goede provider weert spammers actief en zorgt voor een gezonde IP reputatie.

Attachments trekken aandacht

Spammers verstoppen graag malware in bijlagen. ZIP bestanden, office documenten, zelfs PDFs kunnen kwaadaardige code bevatten. Spam filters kijken daarom extra kritisch naar mails met attachments.

Vermijd bijlagen waar mogelijk. Host je bestanden op je website en stuur enkel een link. Dat kost je ontvangers een extra klik, maar vergroot je kans om in de inbox te belanden aanzienlijk.

Het probleem met kalenderbestanden

Online boekingssystemen sturen vaak automatisch kalenderuitnodigingen mee als ICS bestand. Handig voor je klanten die de afspraak meteen in hun agenda willen zetten, maar helaas ook een potentiële valkuil. ICS bestanden worden door sommige spam filters als verdacht gezien, vooral omdat phishers ze steeds vaker misbruiken om malafide links te verbergen.

Als je merkt dat je bevestigingsmails structureel in spam belanden, test dan eens zonder die ICS bijlage. Bied in plaats daarvan een “Voeg toe aan agenda” knop aan op je website of in de mail zelf, die een ICS genereert wanneer iemand erop klikt. Zo blijft je mail zelf attachment-vrij en verhoog je je deliverability.

Mensen klikken op spam

Als ontvangers je mails markeren als spam, dan heb je een probleem. Die feedback gaat rechtstreeks naar de mailbox providers en beïnvloedt je reputatie als afzender. Enkele klachten zijn normaal, maar een hoog percentage spam rapporten zorgt ervoor dat toekomstige mails automatisch in de spam folder belanden.

Stuur alleen naar mensen die expliciet hebben aangegeven je mails te willen ontvangen. Kocht je een mailinglijst of voeg je mensen toe zonder hun toestemming? Stop daar onmiddellijk mee. Dat ruïneert je reputatie sneller dan je denkt.

Geen noreply adressen gebruiken

Mails die vanaf noreply@”bedrijfsnaam”.be komen, zien er voor spam filters verdacht uit. Bovendien frustreer je je ontvangers omdat ze niet kunnen antwoorden. Stel altijd een werkend reply adres in waar mensen echt terechtkomen als ze reageren.

Plain text versies toevoegen

Spammers sturen vaak enkel HTML mails zonder plain text variant. Als jij dat ook doet, kunnen spam filters je daarop afrekenen. Voeg dus altijd een plain text versie toe aan je HTML mails. Dat helpt niet alleen tegen spam filters, maar maakt je mails ook toegankelijker voor mensen die screen readers gebruiken.

Links en afbeeldingen op je eigen domein

Host je afbeeldingen op gratis image hosting sites? Dan neem je de slechte reputatie van die domeinen over. Spam filters kijken niet alleen naar je verzenddomein, maar ook naar de domeinen die je gebruikt voor links en afbeeldingen in je mail.

Gebruik dus je eigen domein voor alle afbeeldingen en links in je mails. Zo houd je controle over je reputatie en voorkom je dat de slechte naam van externe diensten jouw deliverability beïnvloedt.

Hou je lijst schoon

Een gezonde mailinglijst is de basis van goede deliverability. Verwijder mensen die zich afmelden meteen uit je systeem. Houd bounces in de gaten en schrap ongeldige adressen. Als een groot deel van je ontvangers je mails nooit opent of nergens op klikt, dan merken mailbox providers dat ook. En dat ziet er niet goed uit.

Wat nu?

Email deliverability is geen raketwetenschap, maar vereist wel aandacht voor details. Zorg dat je authenticatie op orde is, bouw je reputatie langzaam op, vermijd verdachte praktijken en behandel je ontvangers met respect. Doe je dat, dan komen je mails gewoon in de inbox terecht waar ze horen.

Heb je vragen over waarom jouw mails in spam belanden? We helpen je graag verder.