Algemene Voorwaarden

Algemene Voorwaarden PodaLink BV

Datum: 01/01/2025
PodaLink BV
Maatschappelijke zetel: C-Mine 12, 3600 Genk
KBO-nummer: BE0797169160

1. Toepasselijkheid

1.1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes en overeenkomsten tussen PodaLink BV (hierna: “PodaLink”) en de Opdrachtgever (hierna ook: “klant”).

1.2. Afwijkingen van deze algemene voorwaarden zijn alleen geldig indien deze uitdrukkelijk schriftelijk zijn overeengekomen.

1.3. De toepasselijkheid van algemene voorwaarden van de Opdrachtgever wordt uitdrukkelijk uitgesloten.

2. Aanbiedingen en offertes

2.1. Alle aanbiedingen en offertes van PodaLink zijn vrijblijvend, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.

2.2. Offertes zijn geldig voor 30 dagen na dagtekening, tenzij anders vermeld.

2.3. PodaLink kan niet aan haar offertes worden gehouden indien de Opdrachtgever redelijkerwijs kan begrijpen dat de offerte een kennelijke vergissing of verschrijving bevat.

3. Prijzen

3.1. Alle prijzen zijn exclusief btw en andere heffingen, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.

3.2. PodaLink behoudt zich het recht voor prijzen aan te passen conform artikel 20.

3.3. Voor bepaalde diensten kunnen activatiekosten worden berekend. Deze worden vooraf aan de Opdrachtgever gecommuniceerd.

4. Betalingsvoorwaarden

4.1. Betaling voor websitebouw:

Voor websitebouw (beide formules) geldt, tenzij anders overeengekomen, het volgende betalingsschema:

50% voorschot na aanvaarding van de offerte, voor aanvang van de werkzaamheden
50% bij oplevering en voor livegang van de website

Voor hosting, onderhoud en abonnementen: betaling dient te geschieden binnen 14 dagen na factuurdatum.

Voor overige diensten: betaling dient te geschieden binnen 14 dagen na factuurdatum, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

4.2. Bij overschrijding van de betalingstermijn is de Opdrachtgever van rechtswege en zonder ingebrekestelling verwijlrente verschuldigd conform het wettelijke rentepercentage voor handelstransacties.

4.3. Bij niet-betaling is de Opdrachtgever tevens een forfaitaire schadevergoeding verschuldigd van 10% van het factuurbedrag, met een minimum van €50, onverminderd het recht van PodaLink op volledige schadevergoeding.

4.4. Bij niet-betaling behoudt PodaLink zich het recht voor om:

Diensten op te schorten tot volledige betaling is ontvangen
De overeenkomst te ontbinden via aangetekend schrijven
Alle openstaande facturen onmiddellijk opeisbaar te stellen

5. Levering en uitvoering

5.1. PodaLink zal de grootst mogelijke zorgvuldigheid in acht nemen bij de uitvoering van de opdrachten.

5.2. Leveringstermijnen zijn indicatief. Overschrijding geeft geen recht op schadevergoeding of ontbinding.

5.3. PodaLink heeft het recht deelleveringen te verrichten.

5.4. Verantwoordelijkheid klant bij uitvoering

5.4.1. De klant verbindt zich ertoe alle redelijkerwijs noodzakelijke medewerking te verschaffen die vereist is voor de uitvoering van de opdracht. Hieronder wordt onder andere begrepen: het verstrekken van noodzakelijke gegevens, beelden, teksten en informatie, wachtwoorden, bijkomende informatie en het tijdig beantwoorden van communicatie.

5.4.2. De klant verbindt zich ertoe om, in de mate van het mogelijke, binnen een redelijke termijn van 5 werkdagen antwoord te verschaffen op vragen van PodaLink met betrekking tot het aanleveren of verschaffen van informatie, teksten of beelden die nodig zijn voor de uitvoering van de opdracht. Indien de klant geen antwoorden verschaft binnen de gestelde termijn, kan de opleveringsdatum worden opgeschoven.

5.4.3. De klant is zich ervan bewust en aanvaardt dat een gebrek aan medewerking gevolgen kan hebben voor de vooropgestelde opleveringstermijn en de kosten. Eventuele nadelige gevolgen die zijn veroorzaakt door een gebrek aan medewerking door de klant, zijn volledig voor rekening van de klant.

5.4.4. Indien de klant nalaat om binnen 21 dagen na ontvangst van de eerste versie van de website feedback te geven of vragen van PodaLink te beantwoorden, behoudt PodaLink zich het recht voor, mits voorafgaande waarschuwing per e-mail met een termijn van minimaal 7 dagen, de volledige eindfactuur uit te sturen. De klant is gehouden deze te betalen.

6. Eigendomsvoorbehoud

6.1. Alle geleverde goederen blijven eigendom van PodaLink tot volledige betaling van alle vorderingen.

6.2. De Opdrachtgever is niet bevoegd de onder eigendomsvoorbehoud vallende zaken te verpanden of te bezwaren.

7. Intellectuele eigendomsrechten

7.1. PodaLink behoudt alle intellectuele eigendomsrechten op door haar ontwikkelde werken, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen.

7.2. Voor eenmalige websitebouw (Formule 1): De Opdrachtgever verkrijgt na volledige betaling alle intellectuele eigendomsrechten op de website voor het overeengekomen doel. De klant behoudt deze rechten ook na beëindiging van hosting/onderhoud.

Voor abonnementsformule (Formule 2): Gedurende de looptijd van het abonnement heeft de klant een gebruiksrecht op de website. Na voltooiing van de minimale looptijd van 1 jaar en volledige betaling verkrijgt de klant alle intellectuele eigendomsrechten op de website. Bij voortijdige opzegging conform artikel 11.1 blijft de klant het volledige bedrag van het eerste jaar verschuldigd, en verkrijgt hij pas volledige eigendomsrechten na volledige betaling hiervan.

7.3. Het is de Opdrachtgever niet toegestaan structurele of technische wijzigingen (zoals aanpassingen aan thema, plugins, of code) aan te brengen zonder schriftelijke toestemming van PodaLink. Kleine contentupdates zoals het wijzigen van teksten en afbeeldingen zijn wel toegestaan indien de klant toegang heeft tot het contentbeheer van de website.

7.4. De overdracht van eigendomsrechten strekt zich niet uit tot concepten, technieken, specifieke vaardigheden, voorgeprogrammeerde routines of procedures en technologieën die deel uitmaken van de knowhow van PodaLink. Deze blijven steeds integraal eigendom van PodaLink.

7.5. Inspanningsverbintenis:

Wat betreft de uitvoering van opdrachten, is de klant zich ervan bewust dat er steeds een inspanningsverbintenis ontstaat tussen PodaLink en de klant. PodaLink beschikt over de creatieve en technische vrijheid om de uitvoering van de opdracht naar eigen vermogen en inzicht uit te voeren, conform de oorspronkelijke opdracht of offerte.

8. Webdesign formules en diensten

8.1. PodaLink biedt diverse webdesign formules aan. De actuele formules worden weergegeven op de website.

8.2. Websiteontwikkeling en eigendomsrechten

Voor eenmalige websitebouw (Formule 1):

PodaLink hanteert een eenmalige ontwikkelingskost voor websitebouw
De website wordt eigendom van de klant na volledige betaling van de ontwikkelkosten
De klant behoudt volledige eigendomsrechten, ook na beëindiging van hosting/onderhoud

Voor abonnementsformule (Formule 2):

De websiteontwikkeling is inbegrepen in het maandelijks/jaarlijks abonnement
Gedurende de looptijd van het abonnement heeft de klant een gebruiksrecht op de website
Startdatum van het abonnement: De startdatum is de datum van de eerste factuur, doorgaans eind van de maand (27-29 van de maand)
Na voltooiing van de minimale looptijd van 1 jaar verkrijgt de klant volledige eigendomsrechten op de website
Bij voortijdige beëindiging behoudt PodaLink de intellectuele eigendomsrechten totdat het volledige bedrag van het eerste jaar is voldaan

8.3. Webhosting en onderhoud: Beschikbaar als maandelijks of jaarlijks abonnement, naar keuze van de klant.

8.4. Softwarelicenties: PodaLink biedt diverse softwarelicenties aan voor beveiligingsoplossingen, productiviteitstools en andere bedrijfssoftware. Deze worden gefactureerd volgens de voorwaarden van de betreffende licentiegevers.

8.5. Bij bepaalde formules is een website inbegrepen met een maximum aantal pagina’s. Extra pagina’s worden apart gefactureerd tegen het geldende tarief.

9. Gebruiksvoorwaarden websites

9.1. De Opdrachtgever garandeert dat de website niet wordt gebruikt voor:

Illegale activiteiten
Verspreiding van schadelijke content
Inbreuk op rechten van derden
Verspreiding van malware of spam
Gebruik van processen, programma’s, spammingtechnieken of andere praktijken die PodaLink of andere partijen zouden kunnen hinderen of schade toebrengen
Promotie en/of distributie van verboden producten en diensten
Het faciliteren en/of verrichten van illegale of strafrechtelijk sanctioneerbare handelingen
Ongevraagd binnendringen van andere computers en netwerken (‘hacking’)
Schendingen van de intellectuele eigendom van rechthebbende derden

9.2. Bij misbruik kan PodaLink na schriftelijke waarschuwing de dienstverlening opschorten of beëindigen.

9.3. Uptime en beschikbaarheid:

PodaLink biedt geen uptime-garanties aan. Voor haar hosting doet PodaLink beroep op derde partijen, waaronder onder meer Nomeo voor webhosting en Microsoft voor e-maildiensten. PodaLink is voor de aanbieding van haar hostingdiensten en e-maildiensten afhankelijk van de betreffende partijen.

De klant is zich ervan bewust en aanvaardt dat PodaLink niet verantwoordelijk is voor downtime. PodaLink is nooit aansprakelijk voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit enige downtime veroorzaakt door deze derde partijen.

Onderbrekingen voor onderhoud worden waar mogelijk vooraf aangekondigd.

9.4. Indien de Opdrachtgever toegang krijgt tot zelfbeheer van de website, is PodaLink niet aansprakelijk voor fouten, problemen of schade die ontstaat door wijzigingen aangebracht door de Opdrachtgever zelf.

9.5. De klant is volledig en uitsluitend verantwoordelijk voor ieder gebruik van zijn virtuele opslagruimte en draagt zorg voor de persoonlijke en vertrouwelijke omgang met eventueel toegekende login-gegevens.

9.6. De klant is verplicht om PodaLink in te lichten in geval van of wanneer hij of zij enig vermoeden heeft van een schending van de vertrouwelijkheid.

10. Websitebouw en aanpassingen

10.1. Kleine aanpassingen (tekstupdates, afbeeldingen vervangen, kleine layout-wijzigingen) zijn inbegrepen indien dit in de formule is opgenomen.

10.2. Grotere aanpassingen (nieuwe pagina’s, functionaliteiten, integraties) worden gefactureerd tegen het geldende uurtarief zoals vermeld in de offerte of op de website (zie podalink.be/#prijzen). PodaLink informeert de klant vooraf over de geschatte kosten en vraagt akkoord alvorens te starten.

10.3. Wijzigingen aan de oorspronkelijke opdracht, zoals onder andere bijkomende werken of bijkomende dienstverlening, zijn enkel geldig indien de klant en PodaLink hiertoe gezamenlijk beslissen. De klant aanvaardt dat wijzigingen een invloed kunnen hebben op de oorspronkelijk overeengekomen prijs en opleveringsperiode. De gevolgen van deze wijzigingen zijn volledig voor rekening van de klant.

11. Opzegging en beëindiging

11.1. Abonnementen

Maandelijks abonnement (Formule 2):

Minimale looptijd van 1 jaar vanaf startdatum (datum eerste factuur)
Bij opzegging voor het einde van het eerste jaar blijft de klant het volledige bedrag voor het eerste jaar verschuldigd
Na het eerste jaar is het abonnement te allen tijde opzegbaar. Opzegging gaat in aan het einde van de lopende maand. Reeds betaalde bedragen voor de lopende maand worden niet terugbetaald
Opzegging dient schriftelijk te gebeuren via e-mail naar [email protected]

Jaarlijks abonnement:

Looptijd van één jaar vanaf startdatum
Verlengt zich automatisch met één jaar
De klant kan te allen tijde opzeggen en blijft verschuldigd tot het einde van het lopende jaar
Opzegging dient schriftelijk te gebeuren via e-mail naar [email protected]

11.2. Bij beëindiging worden domeinnaam en e-maildiensten op verzoek overgedragen aan de klant.

11.3. Domeinnaambeheer: Domeinnamen worden steeds geregistreerd op naam van de klant. De klant is te allen tijde de juridische eigenaar van de domeinnaam. PodaLink treedt enkel op als beheerder en verliest alle rechten op de domeinnaam bij beëindiging van de overeenkomst.

11.4. Opzegging dient schriftelijk te gebeuren via e-mail naar [email protected].

11.5. Gevolgen beëindiging abonnement

11.5.1. Bij beëindiging van het abonnement blijft de website nog 30 dagen online om de klant de mogelijkheid te geven een nieuwe hosting te regelen. Tijdens deze periode is geen support beschikbaar, tenzij apart overeengekomen tegen het geldende uurtarief.

11.5.2. Na 30 dagen wordt de website offline gehaald en worden alle gegevens verwijderd, tenzij de klant heeft gekozen voor overname van de website.

11.5.3. De klant kan de website overnemen door over te schakelen naar een eigen hostingpakket of door de website te laten migreren naar een andere hostingprovider.

11.5.4. Domeinnaam en e-mailadressen worden op verzoek kosteloos overgedragen aan de klant binnen 30 dagen na beëindiging.

11.5.5. Na 30 dagen worden alle back-ups en gegevens permanent verwijderd.

11.5.6. Indien de klant na voltooiing van de minimale looptijd van 1 jaar opzegt, worden alle websitebestanden en broncode kosteloos aan de klant overhandigd.

11.5.7. Indien de klant ook gebruik maakt van de hostingdiensten van PodaLink, maakt PodaLink geen bestanden, documenten, informatie of wachtwoorden over aan de klant, tenzij deze daar om vraagt. De klant heeft te allen tijde het recht om deze op te vragen en kan dit doen door een mail te sturen naar [email protected].

12. Support

12.1. Support is beschikbaar tijdens kantooruren (ma-vr 9:00-17:00).

12.2. Indien support is inbegrepen, betreft dit een vooraf bepaald aantal uren per maand zoals vermeld in de gekozen formule. Ongebruikte uren vervallen maandelijks.

12.3. Extra support wordt gefactureerd tegen het geldende uurtarief zoals vermeld in de offerte of op de website.

13. Verantwoordelijkheden installatiewerkzaamheden

13.1. PodaLink is verantwoordelijk voor correcte uitvoering van installatiewerkzaamheden.

13.2. De klant dient de omgeving voor te bereiden volgens de door PodaLink gestelde vereisten.

14. Time & Materials / In regie

14.1. Bij vermelding van “Time & Materials”, “T&M” of “in regie” op de offerte wordt gefactureerd op basis van:

Werkelijk gepresteerde uren tegen het geldende uurtarief zoals vermeld in de offerte
Werkelijk gebruikte materialen tegen kostprijs plus opslag

14.2. Urenramingen in offertes zijn indicatief en niet bindend.

15. Hardware prijzen

15.1. Hardware prijzen in offertes zijn onder voorbehoud van prijswijzigingen bij leveranciers.

15.2. Bij significante prijswijzigingen informeert PodaLink de klant vooraf.

16. Risico-overgang

16.1. Het risico van verlies of beschadiging gaat over op de Opdrachtgever bij levering.

16.2. Transport geschiedt voor risico van de Opdrachtgever, tenzij anders overeengekomen.

17. Klachten

17.1. Klachten over producten of diensten dienen binnen 14 dagen na levering schriftelijk gemeld te worden. Voor verborgen gebreken geldt een termijn van 30 dagen na ontdekking.

17.2. De klant dient facturen, in geval van betwisting, per e-mail te protesteren binnen 14 kalenderdagen na de ontvangst ervan, en dit op straffe van verval. De klant kan dit doen door een mail te sturen naar [email protected]. In die e-mail moet de klant duidelijk aangeven dat het om een betwisting gaat, alsook de gegevens van de betreffende factuur.

17.3. Klachten schorten de betalingsverplichting niet op.

18. Aansprakelijkheid

18.1. PodaLink is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade veroorzaakt door opzet of grove schuld, met een maximum van €25.000 per schadegeval.

18.2. PodaLink is niet aansprakelijk voor:

Indirecte schade of gevolgschade
Schade door derden, waaronder downtime veroorzaakt door hostingproviders (Nomeo) of e-mailproviders (Microsoft)
Verlies van gegevens
Gederfde winst
Winstderving, omzetverlies, inkomstenderving
Productiebeperkingen
Administratie- of personeelskosten
Verlies van cliënteel of vorderingen van derden

18.3. De Opdrachtgever vrijwaart PodaLink voor aanspraken van derden.

18.4. Deze bepaling en andere bepalingen in deze algemene voorwaarden die een beperking van aansprakelijkheid bevatten, zijn van toepassing zowel contractueel als buitencontractueel, en gelden ten behoeve van PodaLink, haar personeel en bestuurders.

18.5. Behoudens andersluidende bepalingen van dwingend recht, kunnen PodaLink, haar personeel en bestuurders niet (rechtstreeks) buitencontractueel aansprakelijk worden gesteld.

18.6. Indien de klant door een contractuele of buitencontractuele tekortkoming uit zijn hoofde, de aansprakelijkheid van PodaLink in het gedrang brengt, dient hij of zij alle nodige maatregelen te nemen om PodaLink te vrijwaren van elke schade die zij hierdoor kan oplopen.

19. Overmacht

19.1. PodaLink is niet aansprakelijk bij overmacht, waaronder wordt verstaan alle van buiten komende oorzaken waarop PodaLink geen invloed kan uitoefenen. Overmacht is de situatie waarbij een onvoorzienbare en onvermijdbare gebeurtenis zich voordoet, buiten de wil van de schuldenaar, en die een onoverkomelijk beletsel uitmaakt voor de nakoming van de verplichting of verbintenis.

19.2. Tijdens overmacht worden verplichtingen opgeschort. Duurt de overmacht langer dan 60 dagen, dan kunnen beide partijen de overeenkomst ontbinden zonder schadevergoeding.

19.3. Indien PodaLink, bij het ontstaan van de overmachtsituatie, al gedeeltelijk aan haar verplichtingen heeft voldaan, of slechts gedeeltelijk aan haar verplichtingen kan voldoen, is zij gerechtigd het reeds uitgevoerde werk of de reeds geleverde materialen, afzonderlijk te factureren en is de klant gehouden deze factuur te voldoen.

20. Prijsaanpassingen

20.1. PodaLink kan prijzen jaarlijks aanpassen op basis van het gemiddelde jaarlijkse inflatiecijfer zoals gepubliceerd door Statbel voor het voorgaande kalenderjaar.

20.2. Prijsaanpassingen worden minimaal 30 dagen vooraf schriftelijk medegedeeld.

20.3. Bij prijsverhoging heeft de klant het recht om binnen 30 dagen na kennisgeving kosteloos op te zeggen.

21. Vertrouwelijkheid

21.1. Partijen behandelen vertrouwelijke informatie strikt vertrouwelijk.

21.2. Deze verplichting blijft gelden na beëindiging van de overeenkomst.

21.3. Informatie geldt als vertrouwelijk als dit door de andere partij is aangegeven, als dit blijkt uit de aard van de informatie of uit deze algemene voorwaarden.

22. Subverwerkers en AVG

22.1. PodaLink kan gebruik maken van subverwerkers voor bepaalde diensten, waaronder onder meer Nomeo voor webhosting en Microsoft voor e-maildiensten.

22.2. Wijzigingen in subverwerkers worden vooraf aan de Opdrachtgever medegedeeld indien deze AVG-gerelateerde diensten betreffen.

22.3. PodaLink garandeert dat alle subverwerkers voldoen aan de AVG-vereisten.

23. Gegevensbescherming

23.1. PodaLink verwerkt persoonsgegevens conform de AVG en treedt op als verwerkingsverantwoordelijke.

23.2. Voor details wordt verwezen naar de privacyverklaring op de website.

23.3. Bewaartermijnen van persoonsgegevens:

Klantgegevens worden bewaard voor de duur van de contractuele relatie en gedurende 7 jaar na beëindiging voor boekhoudkundige doeleinden conform de boekhoudwet
Bij beëindiging van de overeenkomst worden alle persoonsgegevens die niet langer noodzakelijk zijn voor boekhoudkundige (7 jaar) of wettelijke verplichtingen binnen 90 dagen na het verstrijken van deze termijn verwijderd

23.4. De klant heeft recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking, gegevensoverdracht en bezwaar tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens. Deze rechten kunnen worden uitgeoefend door een e-mail te sturen naar [email protected].

24. Vrijwaring

24.1. De Opdrachtgever vrijwaart PodaLink voor alle aanspraken van derden die voortvloeien uit het gebruik van de diensten.

24.2. De Opdrachtgever is verantwoordelijk voor ieder vastgesteld ongeautoriseerd gebruik door derden.

25. Promotiedoeleinden

25.1. PodaLink mag de Opdrachtgever als referentie gebruiken en verwijzen naar zijn/haar vennootschaps- en/of handelsnaam bij wijze van referenties en recensies, tenzij schriftelijk bezwaar wordt gemaakt.

26. Wijziging algemene voorwaarden

26.1. Wijzigingen gelden voor:

Nieuwe overeenkomsten vanaf de wijzigingsdatum
Verlengingen van abonnementen na kennisgeving
Bestaande maandabonnementen na 60 dagen kennisgeving

26.2. Voor lopende jaarabonnementen gelden wijzigingen bij de eerstvolgende verlenging, mits 60 dagen vooraf medegedeeld.

26.3. Bij substantiële wijzigingen heeft de klant het recht kosteloos op te zeggen binnen 30 dagen na kennisgeving.

27. Duur en beëindiging

27.1. Overeenkomsten worden aangegaan voor de in de offerte vermelde duur.

27.2. Bij ernstige tekortkoming kan de benadeelde partij de overeenkomst ontbinden na schriftelijke ingebrekestelling.

27.3. Indien de klant een toerekenbare tekortkoming vaststelt, moet hij of zij PodaLink hiervan zo snel mogelijk per e-mail op de hoogte brengen. Dit kan de klant doen door een e-mail te sturen naar [email protected], waarin hij of zij de tekortkoming nauwkeurig en gedetailleerd beschrijft.

27.4. Volgend op de ingebrekestelling van de klant, heeft PodaLink steeds het recht om de tekortkoming te herstellen.

28. Toepasselijk recht en geschillen

28.1. Op alle overeenkomsten is Belgisch recht van toepassing.

28.2. In geval van geschillen die voortvloeien uit of verband houden met deze voorwaarden, onze diensten of dienstverlening, zullen partijen streven naar een minnelijke oplossing.

28.3. Bij geschil over de geldigheid, de uitvoering of de interpretatie van de overeenkomst, dat niet via minnelijke weg kan worden opgelost, zijn uitsluitend de rechtbanken van Antwerpen, afdeling Tongeren, bevoegd.

29. Rangorde documenten

29.1. Bij tegenstrijdigheid geldt deze rangorde:

Specifieke schriftelijke overeenkomst
Ondertekende offerte
Deze algemene voorwaarden
Overige documenten

30. Slotbepalingen

30.1. Nietigheid van een bepaling tast de geldigheid van overige bepalingen niet aan.

30.2. Partijen zullen nietige bepalingen vervangen door geldige bepalingen die het beoogde doel zo dicht mogelijk benaderen.

Terug naar hoofdpagina