Het oprichten van een vennootschap in België

PodaLink bestaat ondertussen 2 jaar en bij deze wil ik mijn oude blogteksten, die ik in het begin van mijn ondernemersavontuur had gedeeld, verwerken naar één post. Dit artikel kan van pas komen voor iedereen die meer informatie wenst over het starten van een onderneming.

De beslissing om te starten

Na een langdurige periode van bezinning, heb ik besloten om een vennootschap op te richten. In januari 2022 nam ik een jaar loopbaanonderbreking en nam ik de tijd om alles op een rijtje te zetten. Hoewel ik goed en comfortabel zat in mijn toenmalige job, bleef het idee van zelfstandig ondernemerschap door mijn hoofd spelen. Telkens duwde ik dat idee naar de achtergrond, tot ik uiteindelijk de knoop doorhakte.

Waar ik initieel startte als IT-consultant, merkte ik gaandeweg dat ik het veel plezanter vond om ondernemers te ondersteunen. Nu focus ik me volledig op het maken van websites, het beheren van mailsystemen en het versterken van de digitale veiligheid voor mijn klanten. Deze evolutie past perfect bij mijn visie om ondernemers echt te ondersteunen in hun digitale uitdagingen.

Het voorbereidingsproces

Vennootschapsvorm

Mijn eerste stap was het kiezen van een vennootschapsvorm. Ik koos bewust voor een BV (besloten vennootschap). Velen vroegen waarom ik niet voor een eenmanszaak koos, aangezien dit goedkoper en eenvoudiger is om op te zetten. Het antwoord was simpel: ik wilde werk en privé gescheiden houden. Bij een eenmanszaak ben je onbeperkt aansprakelijk, wat betekent dat er geen onderscheid bestaat tussen je persoonlijke vermogen en dat van je onderneming. Je spaargeld kan dus in gevaar komen als de zaken niet goed gaan.

Meer informatie over verschillende vennootschapsvormen vind je op de website van Liantis.

De kip of het ei

In het begin had ik het gevoel dat ik vastzat in een cirkel: om een ondernemingsnummer aan te vragen, heb je een zakelijk rekeningnummer nodig. Maar om een zakelijke rekening te openen, heb je dan weer een ondernemingsnummer nodig. Via Liantis startgps kun je echter al van start gaan met het inschrijven van je onderneming zonder zakelijke rekening.

Financieel Plan

Een financieel plan is verplicht bij de oprichting van een BV. Dit plan wordt minimaal voor 3 jaar bijgehouden en kan opgevraagd worden als er binnen die periode problemen zijn met de vennootschap. In grote lijnen had ik al een idee van welke kosten ik zou maken. Op de website van Xerius vind je een uitgebreide uitleg over het opstellen van een financieel plan.

De praktische stappen

Accountant

De zoektocht naar een accountant was een cruciale stap. Belangrijke criteria waren:

• Wordt er naar mij geluisterd?
• Kan alles digitaal verstuurd en geraadpleegd worden?
• Wordt er gewerkt met een vaste prijs?
• Hebben zij ervaring met IT’ers?
• De ligging

Bij de opstart van mijn vennootschap werd ik begeleid door Lyvema. In 2024 ben ik overgestapt naar Castagna Accountancy waar ik tot op heden mee samenwerk.

Maatschappelijke Zetel

Thuiswerken is een zegen als je dagelijks grote afstanden moet afleggen. Toch had ik altijd het voordeel gehad dicht bij huis te werken, waardoor ik er zelfs de voorkeur aan gaf om naar het werk te gaan. Omdat ik het moeilijk vond om thuis de grens tussen privé en werk te trekken, besloot ik om mijn maatschappelijke zetel en werkplek op C-mine Crib te vestigen.

Andere interessante vestigingen die ik overwoog waren:

• Incubathor thor
• Corda campus
• Officecenter

Zakelijke Rekening

Een vennootschap moet een dubbele boekhouding bijhouden. Je bank moet CODA bestanden kunnen genereren en automatisch kunnen doorsturen naar het boekhoudpakket van je accountant. Daarom werd mij aangeraden om te kiezen voor een grote bank zoals BNP Paribas, KBC, Belfius of ING.

Een belangrijke tip: begin niet met het openen van een zakelijke rekening voordat je de nodige documenten van je accountant hebt ontvangen met de statuten van je vennootschap. Anders wordt alleen een account aangemaakt zonder dat je zakelijke rekening wordt geactiveerd.

De bankkosten voor een zakelijke rekening, inclusief debet- en kredietkaarten, variëren aanzienlijk tussen banken. Bij KBC betaalt u voor een zakelijke rekening 45 euro per jaar. Vergeet niet te controleren welke extra kosten banken in rekening brengen voor het genereren van CODA bestanden en beheerskosten.

Het oprichtingsproces

Op 13 januari 2023 is PodaLink officieel geboren met het neerleggen van de oprichtingsakte bij de griffie van de ondernemingsbank. Maar hier ging nog heel wat aan vooraf:

De voorbereidende fase

1. De accountant leverde de voorontwerpen aan (conceptversies van de statuten)
2. Ik paste de voorontwerpen aan en zocht de juiste NACE codes die aansloten bij mijn activiteiten
3. Met de voorontwerpen ging ik naar de bank voor de activatie van mijn zakelijke rekening
4. Het aanvangskapitaal werd gestort, waarna de rekening geblokkeerd werd tot goedkeuring van de notaris
5. Het financiële plan en de voorontwerpen werden naar de notaris gestuurd

De officiële oprichting

1. Op 12 januari had ik de afspraak met de notaris waar de oprichtingsakte en statuten werden goedgekeurd
2. De volgende dag werd alles voorgelegd aan de ondernemingsbank
3. Na ontvangst van het attest werd dit aan de bank bezorgd voor deblokkering van de rekening
4. De notariskosten werden direct van het startkapitaal afgehouden

Na de oprichting

Ook na de officiële oprichting waren er nog belangrijke stappen:

1. Aansluiting bij een sociaal secretariaat (verplicht volgens Belgische wetgeving)
2. Activering van het BTW-nummer (gebeurde op 25 januari 2023)

Bijkomende zaken

Verzekeringen

Als ondernemer zijn verschillende verzekeringen te overwegen:

Beroepsaansprakelijkheid: Deze vergoedt schade aan derden die jij veroorzaakt. Dit beschouw ik als een noodzaak. Meer informatie vind je bij KBC.

Gewaarborgd inkomen: Dit biedt een aanvullend inkomen bij arbeidsongeschiktheid, bovenop de uitkering van de mutualiteit. Je ontvangt dit vanaf de tweede maand van arbeidsongeschiktheid. Hoewel niet verplicht, kan dit erg nuttig zijn, vooral bij langdurige uitval. Lees meer bij Liantis.

Pensioensparen

Je hebt twee hoofdopties:

• IPT (Individuele Pensioentoezegging) via je vennootschap – Meer info bij KBC
• VAPZ (Vrij Aanvullend Pensioen voor Zelfstandigen) via je vennootschap of met je persoonlijk vermogen – Meer info bij KBC

Je kunt ervoor kiezen om beide te combineren, één van de twee te kiezen, of geen van beide. Het hangt af van je persoonlijke situatie en voorkeuren.

Bijdragen en Belastingen

Als vennootschap betaal je sociale bijdragen. In 2024 bedraagt de minimale sociale bijdrage voor een BV ongeveer 385 euro per kwartaal. Op je netto belastbare inkomen betaal je 20,50% aan sociale bijdrage.

De vennootschapsbelasting bedraagt 25% op de winst, met een verlaagd tarief van 20% op de eerste schijf van 100.000 euro winst. Vergeet ook niet dat je op je uitbetaalde loon nog personenbelasting moet betalen.

Kosten overzicht

Als startende IT-consultant kun je rekenen op ongeveer €2.000 tot €2.500 aan oprichtingskosten. Dit omvat:

• Aanvraag ondernemingsnummer en activatie BTW-nummer
• Openen van zakelijke rekening
• Notariskosten
• Accountantskosten

Tot slot

Het oprichten van een vennootschap vraagt veel voorbereiding en er komt heel wat administratie bij kijken. Hoewel je veel zelf kunt doen, raad ik aan om je te laten bijstaan door experts. Het heeft mij enorm geholpen om met de juiste mensen samen te werken die dagelijks met deze materie bezig zijn. Hopelijk helpt dit overzicht andere beginnende ondernemers bij het maken van weloverwogen keuzes in hun eigen ondernemersavontuur.

Kan ik je helpen?

Ben je ondernemer en zoek je ondersteuning bij je digitale uitdagingen? Bij PodaLink help ik je graag met:

• Het ontwerpen en bouwen van je website
• Het professioneel opzetten van je e-mailsysteem
• Het versterken van je digitale veiligheid
• Advies over digitale oplossingen voor jouw onderneming

Neem gerust contact op voor een vrijblijvend gesprek over hoe we jouw onderneming digitaal kunnen versterken.